Comienzo de la reunión:

  • La reunión debe empezar a la hora prevista.
  • La reunión comienza con la lectura del orden del día por parte del/a coordinador/a.
  • Se debe comenzar intentando crear un ambiente positivo y motivando a los/as asistentes a participar, para lo cual podemos:

                     o   Agradecer a los/as asistentes su puntualidad.

                     o   Recordar resultados positivos de reuniones anteriores.

Turnos de palabra y tiempos de exposición:

  • En todas las reuniones el tiempo que se dedica a escuchar es mayor que el que se dedica a hablar.
  • Los turnos de palabra son distribuidos por el/a coordinador/a.
  • Los turnos de palabra deben ser respetados rigurosamente.
  • El/a coordinador/a debe impedir que se produzcan interrupciones a los miembros, mientras éstos hacen uso del turno de palabra.
  • Todos/as los/as asistentes a la reunión deben hacer uso del turno de palabra.
  • La duración de las exposiciones debe permitir a todos/as los/as asistentes intervenir.
  • Los tiempos de exposición deben ser fijados de antemano.
  • Los tiempos de exposición y los turnos de palabra obligan a los asistentes a sintetizar sus posiciones.

 

Las replicas por alusión:

  • Pueden provocar enfrentamientos entre miembros del grupo.
  • Pueden favorecer el que unos/as pocos/as sujetos polaricen la reunión.
  • Retrasan la marcha de las reuniones.
  • Dificultan la consecución de los objetivos.
  • Las alusiones generan posiciones defensivas entre los asistentes desvirtuando el propósito de la reunión.
  • Cuando se produce una alusión el/a aludido/a deberá esperar a que le corresponda hablar para exponer su postura.

 

¿Cómo se debe acudir a las reuniones?

  • Organizar las aportaciones.
  • Se debe acudir con el pensamiento despejado y claro.
  • Hablar solo cuando se tenga algo que aportar.
  • Evitar personalismos y ataques directos a otros/as asistentes.
  • Procurar no hacer ruidos.
  • No hablar excepto cuando estamos en posesión de la palabra.
  • Escuchar activamente todas las opiniones.
  • Tomar notas, contribuye a retener la información.
  • Hablar claro y aportando evidencias.
  • Evitar ser polémico en los planteamientos.
  • Cuidar los gestos no verbales durante las intervenciones.

reuniones eficaces