Comienzo de la reunión:
- La reunión debe empezar a la hora prevista.
- La reunión comienza con la lectura del orden del día por parte del/a coordinador/a.
- Se debe comenzar intentando crear un ambiente positivo y motivando a los/as asistentes a participar, para lo cual podemos:
o Agradecer a los/as asistentes su puntualidad.
o Recordar resultados positivos de reuniones anteriores.
Turnos de palabra y tiempos de exposición:
- En todas las reuniones el tiempo que se dedica a escuchar es mayor que el que se dedica a hablar.
- Los turnos de palabra son distribuidos por el/a coordinador/a.
- Los turnos de palabra deben ser respetados rigurosamente.
- El/a coordinador/a debe impedir que se produzcan interrupciones a los miembros, mientras éstos hacen uso del turno de palabra.
- Todos/as los/as asistentes a la reunión deben hacer uso del turno de palabra.
- La duración de las exposiciones debe permitir a todos/as los/as asistentes intervenir.
- Los tiempos de exposición deben ser fijados de antemano.
- Los tiempos de exposición y los turnos de palabra obligan a los asistentes a sintetizar sus posiciones.
Las replicas por alusión:
- Pueden provocar enfrentamientos entre miembros del grupo.
- Pueden favorecer el que unos/as pocos/as sujetos polaricen la reunión.
- Retrasan la marcha de las reuniones.
- Dificultan la consecución de los objetivos.
- Las alusiones generan posiciones defensivas entre los asistentes desvirtuando el propósito de la reunión.
- Cuando se produce una alusión el/a aludido/a deberá esperar a que le corresponda hablar para exponer su postura.
¿Cómo se debe acudir a las reuniones?
- Organizar las aportaciones.
- Se debe acudir con el pensamiento despejado y claro.
- Hablar solo cuando se tenga algo que aportar.
- Evitar personalismos y ataques directos a otros/as asistentes.
- Procurar no hacer ruidos.
- No hablar excepto cuando estamos en posesión de la palabra.
- Escuchar activamente todas las opiniones.
- Tomar notas, contribuye a retener la información.
- Hablar claro y aportando evidencias.
- Evitar ser polémico en los planteamientos.
- Cuidar los gestos no verbales durante las intervenciones.
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